Kosten-Nutzen-Analyse für Verwaltung und Behörden - Investieren trotz knapper Kassen

An öffentliche Verwaltungen werden heute Ansprüche wie an Unternehmen der Wirtschaft gestellt. Verwaltungsarbeit sollte effektiv, bürgernah und kontrollierbar sein, nicht Selbstzweck. Dass sich auch in Ämtern und Behörden Inves-titionen in Strukturen lohnen können, etwa um lange Wartezeiten zu verkürzen oder kompliziert auszufüllende Formulare zu vereinfachen, braucht Überzeugungsarbeit, gerade weil ein verantwortlicher Umgang mit Steuergeldern gefordert ist. Das Hauptproblem: Bislang fehlte eine Methode, um Investitionserfolge zu messen. Der Business Case von Solution Matrix macht möglich, was vorher unmöglich schien: eine nachvollziehbare Evaluierung.

Forderungen nach Transparenz und Verantwortungsbewusstsein in finanziellen Fragen müssen sich öffentliche Verwaltungen, ob in den Kommunen oder auf Landes- oder Bundesebene, heute zunehmend gefallen lassen. Schnell, effektiv und serviceorientiert will der Bürger seine Anliegen bearbeitet wissen. Und er verlangt Rechenschaft über den verantwortlichen Umgang mit seinen Steuergeldern.

In Zeiten knapper Kassen bleiben Behörden und Verwaltungen für Investitionen wenig Spielraum. Wer Gelder ausgeben will, muss nachweisen, dass sich die Anschaffungen in der Zukunft rentieren werden. Eine gründliche Kosten-Nutzen-Analyse wird also notwendig.

Investitionsanalyse per Gesetz

Ein Beispiel aus den USA: Wollen öffentliche Verwaltungen etwa im IT-Bereich investieren, sind gesetzliche Regelungen wie der Klinker Cohen Act oder der CIO Act zu beachten. Ein Business Case wird zwingend. Das gilt auch für Projekte in Straßenbau und Bauwesen, wo ökologische Aspekte und damit zusammenhängende Gesetze zu berücksichtigen sind. Schon im Planungsprozess müssen Kosten und Nutzen gegeneinander abgewogen werden.

Leider formulieren Gesetze und Vorschriften zwar wortreich, welche Investitionen erlaubt sind und welche nicht, wie jedoch deren Umsetzung aussehen soll, lassen sie offen.

Dass jeder Business Case für öffentliche Verwaltungen jedoch zunächst die gesetzlichen Rahmenbedingungen des jeweiligen Entstehungslandes berücksichtigen muss, wird an dieser Stelle deutlich. Darüber hinaus sollte er eine Methode aufzeigen, die die Wirksamkeit der Investitionsmaßnahmen berechenbar macht, eine Evaluierungsmethode also. Nur so lassen sich Zielgruppe und Entscheidungsträger von diesen Maßnahmen überhaupt überzeugen.

Komplexe Ziele und konkurrierende Interessen als Herausforderung

In der Praxis gelten bei der Aufstellung eines Business Case für öffentliche Verwaltungen und Behörden natürlich ähnliche Regeln wie für Unternehmen der Wirtschaft. So kommen zum Beispiel die Risiko- und die Empfindlichkeitsanalyse auch hier zur Anwendung. Doch einen entscheidenden Unterschied gibt es: Während in der Wirtschaft steigende oder fallende Aktienkurse über den Investitionserfolg eines Unternehmens Aufschluss geben, fehlt für den Bereich der öffentlichen Verwaltungen eine solche Evaluierungsmethode. Denn hier geht es nicht um Verkaufszahlen und Gewinne, sondern um weitaus komplexere Ziele wie die Senkung von Arbeitslosenzahlen beispielsweise oder einen verbesserten Umweltschutz. Das Problem: Um Ziele wie diese erreichen zu können, müssen miteinander konkurrierende Interessen in Einklang gebracht werden.

Fallbeispiel: Die Steuereinziehung der Finanzämter

Von der Theorie zur Praxis: Werfen Sie einen Blick auf die Steuereinziehung der Finanzämter.

Die Finanzämter verfolgen vier Ziele:

- Steuereinnahmen vergrößern (d.h. in vollem Umfang gewährleisten)

- Einhaltung von Zahlungsfristen sicherstellen

- Bürokratie für den Steuerzahler verringern

- Service für den Steuerzahler verbessern

Diese vier Ziele lassen sich zunächst ableiten aus den gesetzlichen Vorschriften und den Erwartungen der Steuerzahler an die Behörde.

Wie können die verschiedenen Interessen unter einen Hut gebracht werden?

Für jedes Ziel stellen Sie einen Katalog von Fragen auf, denen wiederum eine Werteskala, die die Antworten messbar macht, zugeordnet wird.

Einen verbesserten Kundenservice können Sie unter anderem anhand folgender Fragen abmessen:

- Wie viel Zeit vergeht von der Abgabe der Steuererklärung bis zum Steuerbescheid?

- Wie lange brauchen die Sachbearbeiter, um eine Anfrage zu bearbeiten?

- Wie viele Fragen können nicht gleich beim ersten Anruf beantwortet werden?

Die gemessenen Werte werden mit Hilfe von Excel aufbereitet. Je nachdem, welches Anliegen die Behörde verfolgt, lässt sich der Schwerpunkt auf eines der oben formulierten Ziele verlagern. So können Sie den Fokus zum Beispiel auf die Erhöhung der Steuereinnahmen richten. Damit würde den beiden zuerst formulierten Zielen mehr Gewicht zufallen. Soll der Kundenservice verbessert werden, stehen die zuletzt genannten Ziele im Mittelpunkt.

Im nächsten Schritt reichern Sie das Excel-Modell zusätzlich mit historischen Daten an. Hier fällt den Beamten der Behörde eine wichtige Rolle zu, ihre Erfahrung (bei der Auswahl des relevanten Datenmaterials?) ist entscheidend.

Wahrscheinlichkeitsrechnung im letzten Schritt

Nun lässt sich das Modell durchspielen und Schlussfolgerungen sind möglich. Ein heikler Punkt bleibt noch: die Risiko- und Empfindlichkeitsanalyse. Wer kann garantieren, dass die in die Zukunft projizierten Annahmen auch tatsächlich zutreffen werden? Mit Hilfe der Monte-Carlo-Simulation lassen sich zukünftige Entwicklungen in allen Varianten durchspielen: Alle Annahmen, die Sie als Variablen in das Excel-Modell eingeben, werden dabei gleichzeitig verändert. So lassen sich folgende Fragen beantworten:

Für die Risikoanalyse: Wie wahrscheinlich sind diese Ergebnisse? Wie wahrscheinlich sind andere Ergebnisse?

Für die Empfindlichkeitsanalyse: Was passiert, wenn sich die Annahmen verändern?

Durch diese Vorgehensweise bekommen die Ergebnisse nicht nur einen höheren Wahrheitsgehalt, auch Handlungsalternativen werden deutlich.

Darüber hinaus werden die Möglichkeiten eines Business Case für Unternehmen jeder Art aufgezeigt.

Aufstellung eines Business Case

Bewertungstabelle

Bewertung der Unternehmensziele

1. Listen Sie drei bis fünf Unternehmensziele in den Feldern 1 bis 5 auf.
2. Wählen Sie das wichtigste Unternehmensziel aus und ordnen ihm im Feld „Bewertung“ die Zahl 10 zu.
3. Wählen Sie das unwichtigste Unternehmensziel aus und ordnen ihm im Feld „Bewertung“ die Zahl 1 zu.
4. Ordnen Sie nun den übrigen Unternehmenszielen in Relation zu den bereits vorgenommenen Bewertungen die Zahlen 1 bis 10 zu. Die Zahlen können auch doppelt vergeben werden.

Ermittlung der Vorteile

1. Tragen Sie vier Vorteile, die sich aus den (im Business Case?) formulierten Maßnahmen ergeben, in die Spalten 1 bis 4 ein.
2. Bewerten Sie auf einer Skala von 0 bis 10, inwieweit diese Vorteile zu den Unternehmenszielen beitragen und tragen sie die Zahlen unter „Punkte“ ein. Die Ziffer 0 bedeutet „keinen Einfluss auf das Unternehmensziel“, die Ziffer 10 bedeutet „großen Einfluss auf das Unternehmensziel“.
3. Ermitteln Sie nun die Bewertungspunkte für jedes Unternehmensziel und jeden Vorteil, indem sie die Bewertungsziffer mit der Punktzahl multiplizieren.
4. Addieren Sie die multiplizierten Beträge für die Vorteile 1 bis 4.

Vergleichen Sie die Vorteile anhand der ermittelten Gesamtpunktzahlen.

Nun lässt sich ermitteln, inwieweit die Vorteile zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen.

Weight = Bewertung

Score = Punkte

Weight*Score= Bewertungspunkte

Total = Gesamtpunktzahl

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