Der Business-Case-Standard

„Alle reden vom Business Case, aber keiner weiß wie ein richtiger aussieht.“

Dabei ist ein Business-Case-Standard, an dem man sich orientieren kann, möglich.

Das zeigt die langjährige Beratungserfahrung von Solution Matrix.

Das Finanzmodell ist ein wesentlicher Bestandteil dieses Standards. Solution Matrix hat daher eine Excel-Arbeitsmappe zum Herunterladen erstellt, die typische Finanzmodelle eines guten und schlechten Business Cases gegenüberstellt. Damit können Sie testen, ob Ihre Business Cases den Standard erfüllen oder nicht.

Typische Business Cases ohne Standard

Business Cases, die den Standard nicht erfüllen, beschreiben zwar das Projekt, lassen aber viele Fragen offen. Präsentationen dieser Business Cases führen selten zu sofortigen und eindeutigen Entscheidungen. Es wird nämlich im Nachhinein lange über Vorgehen, Datenauswahl und Datenqualität diskutiert. 
Vor der Erstellung fehlt eine entsprechende Diskussion. Überarbeitungen des fertigen Business Cases werden daher als erforderlich angesehen. Ist dies einmal der Fall, sind weitere Überarbeitungen nicht unüblich. Solange die Methode und Projektdefinition nicht von Anfang an Konsens ist, ist ein Business Case nicht abgeschlossen.

Beispiel für ein typisches Finanzmodell von Business Cases dieser Art finden Sie auf dem ersten Arbeitsblatt von „Guter vs. schlechter Business Case“.

Die vermeintlich genauen Business Cases ohne Standard machen Projekte untereinander nicht vergleichbar. Der ausgefeilte Business Case der IT-Abteilung ist kaum mit dem aus der Produktionsabteilung vergleichbar. Projektportfoliomanagement ist unter diesen Umständen ungemein unsicher und schwierig. 
Häufig sieht es so aus, dass jede Abteilung ihre Business Cases so gut wie möglich macht, jeder um die Mängel weiß, aber derzeit kein guter Ausweg gesehen wird. Gerade angesichts der immer knappen Zeit macht man so weiter, weil es einfach so gehen muss. Der bessere Business Case muss eben warten.

Die Risiken dieses Verhaltens stehen nicht direkt vor Augen. Bislang ist es gut gegangen. Angesichts immer schärferen Wettbewerbs und knapper Ressourcen sind Geschäftsentscheidungen von weiter Tragweite jedoch mit Bedacht zu wählen. Business Cases bewerten nicht den Einkauf von Heftzwecken, sondern große Projekte von mehreren Jahren Laufzeit und Kosten in Millionenhöhe. Hier ist Sicherheit kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit. Deswegen ist auch der Business-Case-Standard kein netter Gimmick, sondern ein Muss.

Typische Zweifel an einem Business-Case-Standard

Viele meiner Klienten äußern am Anfang unserer Zusammenarbeit Zweifel, dass ein Standard möglich ist. Jede Branche und Industrie hat ihre Besonderheiten, so dass für sie ein branchenübergreifender Business-Case-Standard undenkbar scheint.

Die Zweifel sind berechtigt, solange man den Standard nicht kennengelernt hat.
Sie lauten wie folgt:

• Es gibt zu viele Details, in denen sich Projekte unterscheiden (Größe, Zeitraum, Technologie)
• Es gibt kosteneinsparende und umsatzsteigernde Projekte
• Wie soll man IT-Projekte mit einer Produktentwicklung vergleichen können?
• Allein IT-Projekte können sich so unterscheiden, dass sie nicht mit einem Verfahren berechnet werden können?
• Wie soll man rein betriebswirtschaftliche Projekte mit technischen auf gleiche Weise berechnen?
• Wir rechnen unsere Business Cases seit Jahren so. Das ging ja bis jetzt auch.
• Wir haben ein ganz ausgefeiltes Modell in unserer Abteilung. Das könnte ein allgemeiner Standard nie besser machen, höchstens ungenauer.

Was ist mit Business-Case-Standard gemeint?

Der Business-Case-Standard bedeutet, dass die Mindestkriterien für verlässliche Business Cases erfüllt werden. Verlässliche Business Cases erlauben dem Management fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen. Entscheidungen, die die Zukunft betreffen, sind immer von Unsicherheit gezeichnet. Daran ändert auch ein Business Case grundsätzlich nichts. Er minimiert aber die Unsicherheit zum größtmöglichen Umfang. Der Business Case schafft die im Rahmen der Möglichkeiten größtmögliche Sicherheit.

Fliegen ist in den letzten Jahren noch sicherer geworden und dennoch bleibt das Risiko, dass ein Flugzeug abstürzt. Mannigfaltige Sicherungsstufen sorgen dafür, dass Fliegen sicher wird. Auch wenn es grundsätzlich möglich ist, dass Flugzeuge abstürzen, tut man alles Mögliche dafür dieses Risiko zu minimieren. Genauso ist es bei Business Cases.
Die Gefahr, Millionen in den Sand zu setzen und Budgets maßlos zu übersteigen, kann minimiert werden – und zwar nicht nur ein wenig, sondern massiv. Diese Tatsache sollte ein Business Case in Methode und Ergebnissen sichtbar machen.

Gebündelt finden sich diese Voraussetzungen in Struktur und Nutzung des Finanzmodells wieder. Wie ein solches Finanzmodell nach dem Business-Case-Standard aussieht, sehen sie auf dem dritten Arbeitsblatt von „Guter vs. schlechter Business Case“. 

Der Standard betrifft die Methode der Business-Case-Erstellung. Durch diese Methode gewährleistet er korrekte Ergebnisse.

Wichtigste Kriterien des Standards

Der Business-Case-Standard baut auf den Erkenntnissen statistischer und betriebswirtschaftlicher Theorie zum einen und den Anforderungen der Praxis in Unternehmen auf. Er berücksichtigt die typischen Anforderungen an Business Cases, wie sie bei Prince2, PMI, GPM, ITIL und COBIT benannt sind. Der Business-Case-Standard setzt das Anforderungsprofil eines überzeugenden Business Cases praktisch um.

Ein Business Case nach dem Standard kann

• die rentabelsten Projekte auswählen
• das zu erwartende Ergebnis des Projekts verlässlich monetär quantifizieren (erfüllt damit die Anforderung der Entscheider, anhand eines Business Cases sicher entscheiden zu können – nicht nur projektbezogen, sondern auch mit Blick auf das Projektportfolio)
• Risikofaktoren quantifizieren
• erfolgreiche Projektdurchführung maßgeblich unterstützen - nicht nur am Anfang, sondern projektbegleitend durch aktualisierte Daten

Der Unterschied zwischen guten und schlechten Business Cases ist konkret. Die Finanzmodelle der Arbeitsmappe „Guter vs. schlechter Business Case“ sprechen da eine klare Sprache.

Die Qualität eines Business Cases steht und fällt mit einer Risiko- und Sensitivitätsanalyse. Business Cases sollen die Frage beantworten, ob es lohnt ein Projekt zu beginnen oder ob es vielleicht sogar negative Konsequenzen haben könnte. Diese Frage betrifft die Zukunft und ist damit unweigerlich mit Unsicherheit besetzt.
Diese Unsicherheit kann nur dann fundiert abgefangen werden, wenn stochastische Methoden zum Einsatz kommen. Unterbleibt das, unterschreitet man den Standard des betriebswirtschaftlich gebotenen und des mathematisch möglichen.
Das Finanzmodell mit validierten Intervallschätzungen ist eine notwendige Bedingung für einen guten Business Case. Damit ist es auch eine Bedingung für den Business-Case-Standard. Jeder Business Case, der hinter diesen Möglichkeiten zurückbleibt, kann nicht als sichere Entscheidungsgrundlage gelten.

Mit einem derartigen Finanzmodell allein werden noch nicht alle Kriterien des Business-Case-Standards erfüllt. Es ist jedoch der wichtigste Aspekt bei der Unterscheidung guter und schlechter Business Cases.

Damit ein Finanzmodell, das mit einer Risiko- und Sensitivitätsanalyse statistisch validiert werden kann, sinnvoll eingesetzt werden kann, müssen weitere Kriterien erfüllt werden.

Ein Business Case entspricht dem Standard, wenn

• er mithilfe eines Lenkungsausschusses eingeführt wird
• mithilfe einer Einflussmap eine Projektdefinition gefunden wird, die technische und betriebswirtschaftliche Kriterien zusammenfügt
• in Experteninterviews qualitativ hochwertige Daten erhoben werden
• die Ergebnisse des Finanzmodells mit einer Risikoanalyse validiert werden
• mit einer Sensitivitätsanalyse die einzelnen Risikofaktoren quantifiziert werden
• er verständlich präsentiert werden kann.

Sechs Anforderungen als Mindestvoraussetzung

Sechs Anforderungen des Business-Case-Standards schaffen die Mindestvoraussetzung für verlässliche Business Cases.

1.    Der Lenkungsausschuss gewährleistet, dass das Projektteam die Anforderungen des Managements genau kennt und die Projektdefinition vor der tatsächlichen Erstellung genehmigt wird. Dieses Verfahren schafft Konsens und vermeidet Diskussionen. Außerdem wird die  Vereinbarung von Experteninterviews mit dem entsprechenden Druck von oben einfacher.

2.     Die Einflussmap verhilft dazu anhand von 4 wiederkehrenden Projektelementen (Szenarien, Entscheidungen, Unsicherheiten und Zielwerten) eine Projektdefinition zu finden, über die Konsens besteht. Sie visualisiert alle Faktoren für alle Beteiligten eindeutig. Außerdem ermöglicht sie die wichtige Zusammenführung betriebswirtschaftlicher und technischer Details von Projekten.

3.    Experteninterviews sind nach der Auswertung historischer Daten die beste Möglichkeit qualitativ hochwertige Daten für die kommenden Jahre des Projekts zu erheben. Intervallschätzungen sind dabei das geeignete Format, um die unvermeidbare Unsicherheit  bestmöglich aufzufangen.

4.    Die Risikoanalyse mittels der Monte-Carlo-Simulation erfordert die Anschaffung einer Simulationssoftware, ist aber das absolute Muss, um die volle Information der Intervallschätzungen zu nutzen. Mithilfe der Risikoanalyse werden dem Management nicht nur berechnete, sondern statistisch validierte Ergebnisse präsentiert.

5.    Die Sensitivitätsanalyse gibt weiteren Aufschluss über die Risikofaktoren. Die einzelnen Risikofaktoren werden ebenfalls mithilfe der Simulationssoftware quantifiziert. Für das Risikomanagement liegen damit unverzichtbare Informationen vor, die ohne statistische Auswertung nicht möglich sind. Auch die beste Erfahrung kann statistische Ergebnisse nicht ersetzen.

6.    Verständliche Präsentationen erfordern eindeutige Ergebnisse und keine Auswahl verschiedener Möglichkeiten. Eine Präsentation mit Einflussmap, den wichtigsten berechneten Ergebnissen und Graphiken zur Risiko- und Sensitivitätsanalyse hingegen überzeugt ohne viele Worte. Die Simulationssoftware liefert die Graphiken und die Handlungsempfehlung ist in den meisten Fällen eindeutig. Eine solche Präsentation ermöglicht schnelle und klare Entscheidungen. Die Präsentation ist das konzentrierte Endprodukt dessen, was der Business Case leisten soll: eine fundierte Entscheidungsgrundlage.

Die sechs Anforderungen gelten völlig unabhängig von der Branche und der Komplexität der Business Cases. Diese Anforderungen müssen und können von allen gleichermaßen erfüllt werden.

Solution Matrix erfüllt mit seinen Business Cases diesen Standard seit 2004 in den unterschiedlichsten Branchen, z.B. bei Business Cases bei Banken, im Energiesektor, bei IT, in der Pharmaindustrie, bei Telekommunikation oder Versicherungen.

Dieser Standard löst nicht nur die typischen Zweifel auf, sondern ist auch die Voraussetzung für mögliche weitere Vereinheitlichungen. Eine solche Vereinheitlichung bei einem unternehmensweiten Business-Case-Standard mit Blick auf einheitliche Templates möglich.

Wenn Sie den Standard erfüllen, vermeiden sie nicht nur unnötiges Risiko, sondern investieren Ihre Arbeitszeit in gute Ergebnisse.

Sie können sich für diesen Standard zertifizieren lassen.

 

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