Tag 1 Der Business Case im Überblick
Ihre Zeit ist knapp und ein Business Case soll her?
Zeit bei der Erstellung eines Business Cases zu sparen funktioniert auf verschiedene Weise. Die erste Voraussetzung ist das vollständige Wissen darum, was ein Business Case beinhaltet und was zu seiner Erstellung notwendig ist. Der klare Überblick erlaubt es, die zur Verfügung stehende Zeit optimal zu nutzen, da auch kurze Zeiträume sinnvoll geplant werden können. Die zweite Voraussetzung ist, dass die Einzelteile des Business Cases so konzipiert sind, dass sie von vorneherein vollständig und so wenig fehleranfällig wie möglich sind.
Die folgenden Newsletter bieten Informationen, die die Erstellung eines Business Case sinnvoll begleiten. Um sie sinnvoll nutzen zu können, empfehlen wir Ihnen, einen Outlook-Ordner anzulegen.
Ein solider ROI Business Case besteht aus drei Teilen, die aufeinander aufbauen und nacheinander abgearbeitet werden:
1. Einer Einflussmatrix
2. Einem Finanzmodell
3. Einer Risiko- und Sensitivitätsanalyse
Die Einflussmatrix visualisiert das komplexe Entscheidungsproblem. Wenn das Problem nicht komplex wäre, würde das Erstellen eines Business Case kein so zeitraubendes Unterfangen sein. Die Einflussmatrix ist das ideale Werkzeug, um Komplexität zu reduzieren, indem das Problem bzw. Projekt in seine quantifizierbaren Einzelteile zerlegt wird. Die Einzelteile müssen jedoch in ihren jeweiligen Einflussbeziehungen betrachtet werden, so dass auch diese in der Einflussmatrix wiedergespiegelt werden müssen. Indem alle notwendigen Elemente des Entscheidungsproblems berücksichtigt und alle irrelevanten aussortiert werden, leistet die Einflussmatrix den entscheidenden Beitrag zur Definition des Problems.
Das Finanzmodell quantifiziert die Elemente der Einflussmatrix. Die Struktur des Finanzmodells fußt auf der der Einflussmatrix. Auf diese Weise wird garantiert, dass das Finanzmodell das gesamte Projekt korrekt abbildet. Die Zusammenhänge der Elemente untereinander, die in der Einflussmatrix visualisiert wurden, werden nun in Formeln übersetzt. Das Modell mit Daten zu füllen wird häufig als das Hauptproblem des Finanzmodells gesehen. Die werden jedoch in Experteninterviews erhoben, so dass alle Daten zur Fertigstellung des Finanzmodells zur Verfügung stehen. Hochrangige Experten, meist aus dem eigenen Unternehmen, werden in ihren Spezialgebieten um Schätzungen für die kommenden Jahre gebeten. Da eine genaue Zahl sicherlich falsch sein wird, werden sie um eine Intervallschätzung gebeten, die sie mit 90%iger Sicherheit erwarten.
Die Risiko- und Sensitivitätsanalyse gibt die Sicherheit des zu erwartenden Ergebnisses und die wichtigsten Risikofaktoren an. Das Finanzmodell wurde vorrangig mit Intervallschätzungen gefüllt, das Ergebnis ist aber ein punktueller Wert. Für diesen Wert muss daher die Aussage getroffen werden, mit welcher Wahrscheinlichkeit er zu erwarten ist. Das entsprechende Werkzeug ist die Monte-Carlo-Simulation, das als einfach zu bedienendes Microsoft Excel©-Plug-In verfügbar ist. Die Risikoanalyse ergänzt die durch die Monte-Carlo-Simulation getroffenen Aussagen, indem die entscheidenen Risikofaktoren identifiziert und quantifiziert werden. Innerhalb der selben Software zeigt ein Tornadodiagramm alle Risikofaktoren nach Größe sortiert an. Jeder Risikofaktor des Projekts wird mit seinen möglichen positiven oder negativen Auswirkungen in Euro angegeben.
Da ein Schritt nach dem anderen abgearbeitet werden kann, ist die Erstellung eines Business Cases kein unüberschaubares Projekt, das Zeitmanagement unmöglich macht. Stattdessen können Meilensteine klar benannt werden. Zusätzlich garantiert diese Vorgehensweise, dass das Projekt passgenau erfasst und abgebildet wird. Das Finanzmodell wird einfach und nachvollziehbar gehalten, so dass kaum Zeit für Überarbeitung und Korrekturen angesetzt werden muss. Auf diese Weise wird der Business Case in kurzer Zeit perfekt und unanfechtbar.
Morgen wird die ominöse „Einflussmatrix“ genauer beschrieben.
Viel Erfolg wünschen Ihnen,
Johannes Ritter und Frank Röttgers
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