Tag 5 Einen Business Case erfolgreich präsentieren

Ein solider ROI Business Case, der in möglichst kurzer Zeit erstellt werden kann, enthält eine Einflussmatrix, ein Finanzmodell und eine Risiko- und Sensitivitätsanalyse. Damit ist der Business Case in sich abgeschlossen. Ein Business Case kann allerdings nur erfolgreich sein, wenn er gut präsentiert wird. Wie bei den Arbeitsschritten zur Erstellung eines Business Cases führt auch bei der Konzeptualisierung der Präsentation Effektivität und Zeiteffizienz zum bestmöglichen Ergebnis. Da auf einen klar konzeptionierten Business Case zurückgegriffen werden kann, ist die Präsentation fast ein Selbstläufer.

Eine erfolgreiche Business-Case-Präsentation:
-    beantwortet alle Fragen der Entscheiderinnnen und Entscheider
-    konzentriert sich auf die wichtigsten Ergebnisse
-    gibt ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Methode und Ergebnis wieder
-    überzeugt inhaltlich und persönlich
-    ist formal fehlerfrei

Die Anforderungen sind hier in ihrer Bedeutung priorisiert.

Eine Präsentation hat das Ziel, den Entscheidern, die einen Business Case verlangt haben, alle Antworten zu liefern, die sie eingefordert haben. Motivation und Interessen der Adressatinnen und Adressaten haben damit höchste Priorität bei der Konzeptualisierung der Präsentation. Obwohl der Business Case möglichst transparent gestaltet ist, steht Entscheidern nicht so viel Zeit zur Verfügung, um sich zunächst in die Methode einarbeiten. Sie sind vorrangig an den Ergebnissen interessiert. Gleichzeitig müssen sie aber die Vorgehensweise in Grundzügen verstehen, um selbst einschätzen können, ob die Ergebnisse stichhaltig und vertrauenswürdig sind.

Die drei ersten Anforderungen durchdringen sich daher wechselseitig. Eine gute Präsentation beginnt mit einer Einleitung, die Ausgangsituation, Problem und Lösung für alle verständlich zusammenfasst. Meist sind die Adressaten nicht nur einer Fachrichtung zuzuordnen, so dass fachübergreifend formuliert werden muss. Die wichtigsten Ergebnisse sind die Aussagen zu Minimierung oder Maximierung des Zielwertes bzw. der Zielwerte, zur Wahrscheinlichkeit ihres Eintreffens und zu den wichtigsten Risikofaktoren. Zusätzlich wollen Entscheiderinnen und Entscheider nachvollziehen können, wie diese Ergebnisse erzielt wurden. Wenn sie diese Zahlen als Entscheidungsgrundlage für Millionenprojekte nutzen sollen, so wollen sie ihre Verantwortung auf eine solide Basis stützen. Daher muss auch die Methode in die Präsentation einfließen. Dabei gilt: so viel Methode wie nötig, so wenig wie möglich.

Die Präsentation ist das Versatzstück, um die Früchte des Business Cases ernten zu können. Die wichtigste Arbeit wurde bei der Erstellung des Business Cases geleistet, dessen Ergebnisse nun anderen erfolgreich vermittelt werden müssen. Meist geht es ja darum, ob ein Projekt durchgeführt werden kann oder nicht. Es wurde hart an der Erstellung gearbeitet, man hat sich im Prozess wahrscheinlich stärker mit dem Projekt identifiziert und will nun etwas mit dem Business Case erreichen. Überzeugen kann nur, wer überzeugt ist. Inhaltlich ist der Business Case in Vorgehensweise und Methode wasserfest und überzeugend. Das sollte in der Präsentation deutlich werden. Eine Präsentation dient nicht nur der Sache, sondern der oder die Präsentierende präsentiert sich dabei auch immer selbst – in der Begeisterung für die Sache, in Fachkompetenz und Kollegialität. Diese Faktoren beeinflussen die Wirkung des Inhalts der Präsentation unweigerlich. Genauso wie die Berücksichtigung formaler Kriterien eine Selbstverständlichkeit sein sollte. Wer dabei ungenau arbeitet, wirft kein gutes Licht auf die Genauigkeit des Business Cases.

All diese Anforderungen sind aufgrund des vorliegenden Business Cases nicht schwer zu erfüllen.
-    Das Projekt ist in der Einflussmatrix einstimmig und einsichtig definiert.
-   Das Finanzmodell kann auf Nachfragen hin aufgrund seiner einfachen Struktur gut erläutert werden.
- Die Ergebnisse zu den Zielwerten sind durch die Risiko- und Sensitivitätsanalyse abgesichert.
-   Spontane Anfragen zum Zielwert bei veränderter Wahrscheinlichkeit können kompetent durch die Simulationssoftware beantwortet werden.

Die Präsentation von vornherein in Bezug auf die Anforderungen effektiv zu konzeptualisieren ist inhaltlich der wichtigste Faktor für Zeiteffizienz. Diese wird jedoch durch formale Hilfen wie ein kostenloses Microsoft PowerPoint-Template für Business-Case-Präsentationen verstärkt.

Der Business Case in der in den letzten Tagen beschriebenen Form ist der wichtigste Erfolgsfaktor. Eine gute Präsentation kann den Business Case jedoch zum durchschlagenden Erfolg und Karriereschub werden lassen.

Viel Erfolg wünschen Ihnen,

Johannes Ritter und Frank Röttgers

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Wie Sie einen Business Case innerhalb von 5 Tagen erstellen – Tag 1
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