Tag 2 Die Einflussmatrix - Anfang gut, alles gut

Projekte, die einen Business Case erfordern, sind komplex. Wären sie nicht komplex, wären Kosten und Nutzen des Projekts einfach zu erfassen und ein Business Case wäre nicht vonnöten. Ein erfolgreicher Business Case muss diese Komplexität angemessen erfassen können, um aussagekräftig und unanfechtbar zu sein. Die Einflussmatrix ist das Werkzeug, mit dem die Komplexität des Projekts erfasst und visualisiert wird.

Die Einflussmatrix reduziert die Komplexität so, dass sie in der weiteren Erstellung des Business Cases angemessen berücksichtigt werden kann. Sie zerlegt das Problem nämlich zunächst in alle relevanten Einzelteile. Die Einflussmatrix ist aufgrund der Visualisierung des gesamten Projekt für die Projektgruppe das entscheidende Werkzeug, um das Entscheidungsproblem einheitlich und übereinstimmend zu definieren. Diese Aufgabe ist normalerweise sehr diskussionsintensiv und wird häufig sicherlich als lästig empfunden, da sie vom vermeintlich Eigentlichen, dem Finanzmodell, abzuhalten scheint. Wenn es doch vorrangig um die Berechnung des Cashflows oder des ROI geht, warum ist die Erstellung einer Einflussmatrix notwendig?

Die besten Daten und die raffiniertesten statistischen Methoden sind nichts wert, wenn die Defintion des Entscheidungsproblems unvollständig oder falsch ist. Ein qualitativ hochwertiger Business Case hingegen zeichnet sich durch eine präzise Problemdefinition aus.

Eine typische Einflussmatrix, mittels derer das Problem definiert wird, sieht wie folgt aus:

Diese Einflussmatrix gibt ein sehr einfaches Projekt wieder, das die Struktur einer Einflussmatrix beispielhaft anzeigt. Die strukturierte Zerlegung des Entscheidungsproblems wird durch die Aufteilung in vier Kategorien erreicht: Zielwert(e), Szenarien, Entscheidungen und Unsicherheiten.

Der Zielwert ist der Grund für die Erstellung des Business Cases, da dieser Wert durch das zu bewertende Projekt minimiert oder maximiert werden soll. Finanzkennzahlen wie Cashflow, ROI sind typische finanzielle Zielwerte. Qualitative Zielwerte können Werte wie Qualität, Image oder Innovation sein. In der Einflussmatrix wird der Zielwert durch ein Sechseck angegeben.

Szenarien sind Investitionen, Projekte oder Aktionen, die eine Reihe von Entscheidungen beinhalten. Das zugrundeliegende Vergleichszenario ist das „Aktueller Kurs & Geschwindigkeits“-Szenario, das diejenigen Entwicklungen projiziert, die zu erwarten wären, wenn kein Projekt durchgeführt wird und alles beim Alten bleibt. Dieses Szenario wird mit mindestens einem weiteren Szenario verglichen. In diesem Fall ist dieses Szenario das einer neuen Produkteinführung.

Entscheidungen sind all das, was kontrollierbar ist. Eine Entscheidung ist z.B. ob oder um wie viel das Produktionsvolumen vergrößert werden soll.

Unsicherheiten hingegen sind all das, was nicht kontrollierbar ist. Unsicherheiten beeinflussen weitere Unsicherheiten, was durch Pfeile in der Einflussmatrix kenntlich gemacht wird. So beeinflussen Preis und verkaufte Einheiten den Umsatz, während variable Kosten und Fixkosten die Gesamtkosten beeinflussen. Die Vergrößerung des Produktionsvolumen hat Einfluss auf variable Kosten und verkaufte Einheiten, aber keinen auf den Preis und die Fixkosten. Die sechs Unsicherheiten innerhalb des Projekts beeinflussen den Profit, d.h. den zu quantifizierenden Zielwert.

Diese vier Kategorien dienen der Visualisierung des Projekts in all seiner Komplexität auf nur einer PowerPoint-Folie. Obwohl das anfangs unmöglich scheinen mag, ist es für jedes Projekt umsetzbar. Auch 250 Mio. €-Projekte können auf diese Weise abgebildet werden. Außerdem steigt die Notwendigkeit der angemessenen Komplexitätsreduktion je komplexer die Projekte sind.

Die Zeit, die anfangs in die Einflussmatrix gesteckt wird, zahlt sich am Ende mehrfach aus! Hier Zeit sparen zu wollen bedeutet am falschen Ende zu sparen. Fehler und Ungenauigkeiten, die sich hier einschleichen, werden sich bis zur Risikoanalyse durchziehen und das Ergebnis verfälschen. Das Ausmerzen dieser Ungenauigkeiten wird ein vielfaches der Zeit erfordern.

Um die erste Umsetzung einer Einflussmatrix zu erleichtern, kann eine Orientierung an Einflussmatriken zu realen Projekten aus unterschiedlichen Branchen weitere Zeitersparnis bieten.

Das Rätsel, wie ein solides Finanzmodell erstellt wird, wird morgen gelöst.

Viel Erfolg wünschen Ihnen,

Johannes Ritter und Frank Röttgers

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