4. Stufe: Strukturierung und Datensammlung

Nun beginnen wir mit der Strukturierung des Business Cases, indem wir zunächst ein praktikables Kostenmodell und eine Nutzenargumentation erstellen. Dafür legen wir als erstes die Grenzen unserer Analyse fest, d. h. wir stellen Regeln auf, nach denen wir entscheiden können, welche Kosten- und Nutzenposten in den Business Case gehören und welche nicht. Berücksichtigt werden nur die Kosten, die unmittelbar durch die Investitionsmaßnahme entstehen. Bleiben wir bei unserem Beispiel der Einführung neuer Software: Ist im Projektzeitraum vorgesehen, altersschwache gegen neue Drucker auszutauschen und wird dies nicht durch die Softwareeinführung verursacht, gehören diese Ausgaben nicht in unsere Rechnung.

Im Kostenmodell listen wir die Kosten auf, die in die Rechnung einfließen sollen. In der Nutzenargumentation weisen wir das erwartete Nutzenpotential, d. h. die gesamte Bandbreite möglicher Vorteile aus, die sich aus der Investitionsmaßnahme ergeben können. Dazu gehören auch Vorteile, die sich schwer in Zahlen ausdrücken lassen, zum Beispiel eine gesteigerte Mitarbeitermotivation.

Ansprechpartner aus den verschiedenen Fachabteilungen unterstützen uns, die entsprechenden Daten und Zahlen für unsere Modelle zusammenzutragen.

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