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Business Cases von Solution Matrix

Was ein Business Case leistet

Ein Business Case bewertet Kosten, Nutzen und Risiken von Projekten jeglicher Art vor Projektbeginn. Er dient der Entscheidungsfindung, ob ein Projekt betriebswirtschaftlich sinnvoll ist oder nicht. Dazu quantifiziert er den Nutzen eines Projekts in Euro und Cent.

Business Cases sind bei hohen Investitionen oder Projekten mit hohen Risiken ein Muss. Sie sind bei auch dem Vergleich unterschiedlicher Projekte für ein ausgewogenes Projektportfolio eines Unternehmens wichtig. Business Cases filtern die besten Ideen und Projekte heraus und bieten durch die Quantifizierung der Risikofaktoren weitere Hinweise für eine erfolgreiche Umsetzung.

Der Business Case dient dazu betriebswirtschaftlich solide Entscheidungen zu treffen. Falsche oder verzögerte Entscheidungen können hohe Kosten verursachen, aber auch unterschätzte Kosten können im Grunde aussichtsreiche Projekte scheitern lassen. So übersteigen ein Drittel aller IT-Projekte ihr geplantes Budget und eine noch höhere Anzahl wird nicht rechtzeitig abgeschlossen. Solide und verlässliche Projektbewertungen sind also ein entscheidender Schlüssel für den Erfolg von Unternehmen und Organisationen.

Was ein Business Case beinhaltet

Damit der Business Case seinen Zweck auch tatsächlich erfüllt, muss er bestimmte Kriterien erfüllen. Mit diesen Kriterien erfüllt ein Business Case den Standard. Viele Business Cases, die wir in unserer Beratungserfahrung gesehen haben, tun das nicht und machen nur Arbeit anstatt einer verlässlichen Entscheidungsfindung dienen zu können. Die zwei wichtigsten Elemente eines soliden Business Cases sind:

  1. Zusammenführung technischer und betriebswirtschaftlicher Kriterien in der Projektdefinition
  2. Risiko- und Sensitivitätsanalyse zur statistischen Validierung der Endergebnisse

Eine Projektbewertung ist immer nur so gut wie die Projektdefinition, die ihr zugrunde liegt. Wurde das Projekt nicht genau genug erfasst und dementsprechend im Finanzmodell abgebildet, können keine verlässlichen Ergebnisse erwartet werden. Ein Business Case bewertet zwar Kosten, Nutzen und Risiken in rein betriebswirtschaftlicher Perspektive, aber er kann dennoch nicht darauf verzichten, die technischen Seiten eines  Projekts zu erfassen.

Unter technisch wird zunächst all das verstanden, was nicht von vorneherein betriebswirtschaftlichen Kriterien entspricht. Das kann die Anzahl von Softwarefehlern (Bugs) bei einem Produktentwicklungsprojekt, die Diagnoserate einer Krankheit bei einer Produkteinführung in der Pharmabranche oder die Wahrscheinlichkeit eines Transformatorausfalls bei der Berechnung von Lebenszykluskosten im Energiesektor sein. Hierbei die geeigneten Definitionen zu finden, die das zu bewertende Projekt genau abbilden ist der erste wichtige Schritt zur verlässlichen Bewertung.

Diese Projektdefinition bildet die Grundlage für das entsprechend strukturierte Finanzmodell, das mit Daten gefüllt wird, die eine Projektbewertung von 3-20 Jahren in die Zukunft erlauben sollen. Da niemand in die Zukunft sehen kann, müssen die Daten zumindest simuliert werden können, d.h. mit Wahrscheinlichkeitsverteilungen beschrieben werden können. Unsicherheit ist bei solchen Zukunftsbetrachtungen gar nicht zu vermeiden. Wer etwas anderes behauptet, wiegt sich lediglich in einem falschen Verständnis von Sicherheit.

Bei aller Unsicherheit kann man jedoch die Mindestanforderungen an Verlässlichkeit erfüllen, die ein Business Case erfordert und das ist eine Risiko- und Sensitivitätsanalyse der Ergebnisse. Diese Mindestanforderung, an der jeder Entscheider interessiert sein sollte, ist nur in seltenen Fällen Standard, nicht einmal in Branchen mit langen Projektzeiten wie Pharma oder besonderem Risiko wie Banken. Doch statistische Validierung der Endergebnisse ist jedoch das Maß an Sicherheit, das Entscheider brauchen, wenn Budgets in Millionenhöhe oder über drei bis fünf Jahre und mehr im Voraus verplant werden.

Welche Endergebnisse ein Business Case liefert

Ein solider Business Case muss also mehr als Kennzahlen liefern. Auch wenn sie zum Schluss häufig die Quintessenz sind, anhand der entschieden wird, so muss der Weg zu ihrer Berechnung nachvollziehbar und verlässlich sein. Wenn dies mit der geeigneten Projektdefinition, Datenerhebung und -validierung erreicht wurde, können Entscheiderinnen und Entscheider anhand der folgenden Kennzahlen die besten Projekte erkennen und unterstützen.
Entscheidungsträger können eine oder mehrere der folgenden Kennzahlen einfordern und für sich als Bewertungskriterium anlegen:

  • Netto-Cashflow
  • Diskontierter Netto-Cashflow
  • Rendite (Return on Investment =  ROI)
  • Interner Zinsfuß (Internal Rate of Return = IRR)
  • Kapitalbarwert (Net Present Value = NPV)
  • Amortisationsdauer (Payback)
  • Gesamtkosten
  • Kapitalkosten (Capital expenditures = CAPEX)
  • Betriebskosten (Operational expenditures = OPEX)

Die oben genannten Kennzahlen, zu denen Sie genaueres im Glossar erfahren, lassen sich von den für die kommenden Jahre geschätzten Einnahmeüberschüssen des Projekts ableiten. Jede Kennzahl trifft eine bestimmte Aussage hinsichtlich der Empfehlbarkeit eines Investitionsvorhabens, so dass die Auswahl der Kennzahlen je nach Projektart sehr unterschiedlich sein kann.

Eine ausführlichere Beschreibung der Ergebnisse der Simulationsoftware, finden Sie in diesem Newsletterbeitrag.

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